カレンダー予約の管理方法

この記事では、systeme.ioのカレンダーで受け付けたすべての予約を管理する方法について説明します。 

必要なもの: 

1. カレンダーの予約にアクセスする

まず、メニューバーで 「CRM」をクリックし、「カレンダー」 を選択します(1)。

カレンダーのダッシュボードを開いたら、「予約」(2)タブをクリックします。

2. 「予約」タブの概要

「予約」タブには、今後の予約と過去の予約がすべて一覧表示されます。この画面から、顧客やゲストがカレンダーを通じて予約した予定を一元管理できます。

この画面では、各予約について以下の詳細を確認できます:

  • イベント名(1):カレンダーイベントを最初に作成した際に設定した名前
  • 日付(2):予約者が予定を予約した日付
  • 時間(3):予約の開始予定時刻
  • イベントの所要時間(4):イベント作成時に設定したミーティングの所要時間
  • ステータス(5):予約の現在の状態を示します:
    • 予約済み:予約が確定し、今後の日付に設定されています。
    • 過去の(終了済み):イベントの予定日時がすでに経過しています。
    • キャンセル:あなたまたはゲストによって予約がキャンセルされています。
    • 変更(日程変更済み):予約の当初の日時が別の日付または時間に変更されています。
    • まもなく開催:予約の開催日時が近づいています。
  • 支払い(6):予約の支払い状況を示します。無料イベントの場合は「無料」、有料予約の場合は「完了」と表示されます。
  • イベントタイプ(7):予約が個別イベント(1対1)かグループイベントかを示します。
  • 招待者(予約者)(8):予定を予約した顧客またはゲストの名前(名前をクリックすると、そのコンタクトページが開き、詳細情報を確認できます)。

特定の予約を簡単に見つけたり、表示内容を整理したりするには、予約一覧の右上にあるフィルターを使用できます。目的の条件を設定したら、青いボタンをクリックして適用します。

以下のフィルターを使用して一覧を絞り込むことができます:

  • イベント名(9):アカウントで作成した特定のイベントの予約のみが表示されるよう、一覧を絞り込みます。
  • ステータス(10):上記の項目5で説明した現在の状態(例:予約済み、過去、キャンセル済み、日時変更済み、まもなく開始)に基づいて予約を絞り込みます。
  • カスタム範囲(11):特定の日付または期間で予約を絞り込みます。このオプションをクリックするとカレンダーが開き、任意の日付範囲を選択するか、右側のクイック選択ボタン(過去30日間、今月、先月、全期間など)を使用できます。

3. 予約を管理する

特定の予約を管理するには、三点メニュー(...)をクリックします。ドロップダウンメニューが表示され、以下の操作を行えます:

a. 予約日時を変更:このオプションを使用すると、予約の日時を変更できます。

カレンダーウィンドウが表示され、ミーティングの新しい日付と時刻を選択できます。新しい時間枠を選択したら、「適用」をクリックして変更を確定します。

  • 変更を確定すると、あなたと予約者の両方に、変更後の予約内容を記載したメールが届きます。
  • 予約が再スケジュールされると、設定済みのリマインダーメールは自動的に更新され、新しいスケジュールに基づいて送信されます。元の予約日時に対するリマインダーがすでに送信されていた場合でも同様です。

b. 予約をキャンセル:このオプションを使用すると、予約をキャンセルできます。確認用のポップアップが表示されるので、「確認」をクリックしてキャンセルを確定します。

注:確定すると、あなたと予約者の両方に、キャンセルを知らせるメールが届きます。

注:

  • キャンセル済みの予約は、変更したり、日時を再設定できません。予約がキャンセルされると、予約日時を変更のオプションは表示されなくなります。
  • キャンセル済みまたは終了済みの予約は、予約一覧から削除できます。

予約日時の変更またはキャンセル方法について詳しくは、以下のヘルプ記事をご覧ください:カレンダーの予約日時を変更またはキャンセルする方法

c. 予約の詳細:このオプションを選択すると、予約の詳細を表示するポップアップウィンドウが開きます。

該当する予約について、以下の重要な情報がすべて表示されます:

  • イベント名(1)

  • イベントの時間(2)

  • イベントの所要時間(3)

  • イベントの開催場所(4)

  • 予約の支払い状況(5)

  • 参加者名(6)

グループイベントに関する注意事項:主催者は、予約の詳細画面で登録済みの参加者全員を常に確認できます。ただし、顧客のプライバシーを保護するため、予約者に送信される予約確認メールには、他の参加者の名前は表示されません。

  • 追加したカスタム質問(7)

注:カレンダー(Googleカレンダーなど)を連携している場合は、予約日時の変更またはキャンセルに合わせて、イベントが自動的に更新または削除されます。

これで、カレンダー機能を使用するためのすべての手順が完了しました。最初から全体の流れを確認するには、こちらのヘルプページをご確認ください: Systeme.ioの予約カレンダー機能の使い方

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