コンタクトを正常にインポートするための重要な手順

技術面、法的要件（GDPR）、およびマーケティングのベストプラクティスに従いながら、外部の自動メール配信サービスからsysteme.ioへコンタクトを移行し、スムーズかつ安全に移行するための重要な手順について説明します。

1. 既存リストの準備と確認

移行を成功させるには、コンタクトリストを適切に準備することが不可欠です。まず、以下の手順を行います：

• 以前使用していた自動メール配信サービスからコンタクトをエクスポートします（CSV形式）。
• 利用可能なデータを確認します：名、姓、メールアドレス、ステータス（登録済み／配信停止済み）、登録日、やり取りの履歴、タグなど。
• 古いアドレスや反応のないアドレスをインポートしないよう、エンゲージメントの状況（アクティブ／非アクティブ）に基づいてコンタクトを分類します。

2. インポート前にリストを整理する

リストを整理したら、メールアドレスの品質を確認することが重要です。

実践すべきベストプラクティス：

• 重複したメールアドレス、無効なメールアドレス、または非アクティブなメールアドレスを削除します。
• 以前使用していたツールのフィルターを使用してコンタクトを分類します。フィルターを利用できない場合は、メールアドレス検証サービス（例：NeverBounceまたはZeroBounce）を使用して、リスクのあるアドレス（ハードバウンス、スパムトラップ）を特定します。
• コンプライアンス確認の際に必要となる可能性があるため、オプトインの証明を保管します。
• コンタクトのステータスを尊重し、配信停止済みまたは非アクティブなユーザーを再有効化しないでください。
• タグとセグメントが正しく割り当てられていることを確認します。

注： 配信停止済みのコンタクトは、ステータスを 配信停止済みに設定することで、systeme.ioにインポートできます。これらのコンタクトには、お客様からのメールは一切送信されません。

これを行うには：

• 該当するコンタクトを選択します。
• その他のアクションをクリックします。
• マーケティングメールの配信を停止を選択します。

メールの受信に明確に同意したコンタクトのみをインポートしてください。 これはGDPRに準拠し、良好なメール到達性を確保するために必須です。

3. 受講生（コースのコンタクト）をインポートする

コースに登録しているものの、しばらくメールを受信していない受講生をインポートする場合：

• 大量のバウンスを防ぐため、段階的なインポートを計画します。
• 注意：systeme.ioで受講生をコースに追加すると、メンバーエリアへのアクセスリンクを含む自動メールがすぐに送信されます。

4. コンタクトリストを分類する

セグメント化とは、関心、年齢、所在地、購入行動、エンゲージメントの程度など、特定の条件に従ってコンタクトを共通の特徴を持つグループに分類することです。リストをセグメント化することで、より対象を絞り、個別化したメッセージを送信できるため、開封率、クリック率、コンバージョン率が向上します。

ヒント：まず、アクティブな顧客や非アクティブな見込み客など、シンプルなセグメントを作成し、その後、やり取りや好みに基づいて分類を徐々に細分化します。

以下のように、これを素早く自動的に行える無料のオンラインツールがあります：

• MightyMerge – CSVファイルを分割
• Chintan Vekariya – CSVを分割

5. 新しい自動返信サービスを設定する

コンタクトをsysteme.ioにインポートする前に：

• 以前使用していたツールに合わせて、リスト、セグメント、タグを再作成します。
• ドメインにSPF、DKIM、およびDMARCレコードを設定して、メール認証を行います。
• 送信者としてのレピュテーション（評価）を監視するため、Google Postmaster Toolsのアカウントを作成します。

6. コンタクトをインポートする

• 整理済みのファイルのみをインポートします。
• コンタクトのステータスを尊重し、配信停止済みまたは非アクティブなユーザーを有効化しないでください。
• タグとセグメントが正しく適用されていることを再確認します。

7. メールアドレスまたはドメインのウォームアップ

メールプロバイダーを切り替える際は、メールアドレスまたはドメインを ウォームアップ する必要があります。これにより、メールプロバイダー（Gmail、Outlookなど）がメールの送信状況を認識し、迷惑メールに振り分けられるリスクを軽減できます。

メールのウォームアップについて詳しくは、ヘルプページをご確認ください。

ベストプラクティス：

• 最も反応の高いコンタクトから始めます。
• 1日あたりのメール送信数を徐々に増やします。
• 主要な指標（開封率、バウンス率、迷惑メール報告など）を監視します。

8. テストと移行後の監視

• 小規模なセグメントを対象にテストキャンペーンを実施します。
• 開封率、クリック率、バウンス率、迷惑メール（スパム）報告率を分析します。
• 必要に応じて、コンテンツや送信頻度を調整します。

9. 再エンゲージメントと継続的なリスト整理

• 非アクティブなコンタクトを対象に再エンゲージメントキャンペーンを実施します。
• 健全なリストを維持するため、反応のないコンタクトを定期的に削除します。

10. コンプライアンスと記録

• インポート／エクスポートの履歴とオプトインの同意記録を保管します。
• 必要に応じてプライバシーポリシーを更新し、その内容をユーザーに通知します。

ウォームアップ計画の例（5,000件以上のコンタクトを含むリストの場合）：

ウォームアップは、移行後のメール到達性を維持するための 重要な手順 です。

目的：最も反応の高いコンタクトから送信を開始し、スパムフィルターを回避する。

7～14日間の計画：

• 1～2日目： 反応が非常に高いコンタクト500件（過去30日以内に開封またはクリックしたコンタクト）に送信します。
• 3～4日目： 反応が非常に高いコンタクト900件に増やします。
• 5～6日目： ある程度反応のあるコンタクト（過去60日以内に開封したコンタクト）を含む1,500件に増やします。
• 7～9日目： ある程度アクティブなコンタクトを含む2,500～4,000件に増やします。
• 10～14日目： 長期間非アクティブなコンタクトを除く、リスト全体に送信します。

以下は、別の形式のウォームアップ計画です：

ウォームアップ期間中のベストプラクティス

1. 最も反応の高いコンタクトから始める

• 高い開封率とクリック率により、インターネットサービスプロバイダー（ISP）に肯定的なシグナルを送ることができます。
• 以下のような動的セグメントを使用します： 過去30日、60日、または90日以内に開封／クリックしたコンタクト。

2. 高品質なメールコンテンツを作成する

• 個別化された魅力的な件名を使用します。
• 明確で、トラッキング可能かつ関連性の高いリンクを追加します。
• スパムフィルターに検出される可能性のある以下の要素を避けます：

1. 大文字の過剰な使用
2. 信じられないほどうまい話に見えるオファー
3. 不要な添付ファイル
4. 件名内の特殊文字や記号

3. 主要なパフォーマンス指標を監視する

• 開封率：> 20% = 良好
• クリック率：> 2% = 許容範囲（コンテンツによって異なります）
• バウンス率：< 2%
• 迷惑メール報告率：< 0.1%

4. 問題のあるアドレスを削除する

反応がないコンタクト（6か月を超えて開封もクリックもないコンタクト）を削除します。

systeme.ioでは、以下の2つの方法でコンタクトリストを整理できます：

• 手動
• 自動

5. メールを認証する

• ドメインの SPF、 DKIM、および DMARC レコードが正しく設定されていることを確認します。
• 送信者としての評判を向上させるため、 送信専用メールアドレス （例： news@yourbusiness.com   ）を使用します。

補足：推奨ツール

• メールアドレスの検証：NeverBounce、BriteVerify、ZeroBounce
• メール到達性の監視：GlockApps、Mail-Tester、Google Postmaster Tools